Procedimiento operativo estándar para colaboradores y para jefaturas / RRHH
Versión 1.0Vigente desde 04-ago-2026Corte de saldos 04-ago-2026Dueño del proceso Dirección de RRHH
1 Propósito y alcance
Estandarizar el registro, la consulta y la aprobación de vacaciones, permisos y ausencias
médicas de GLP en una sola plataforma, de modo que cada colaborador vea su saldo real y
RRHH mantenga un único registro auditable.
Aplica a los 369 colaboradores activos de LP Development y Operadora Caracol
registrados en el sistema. No aplica a permisos de construcción ni trámites de
cumplimiento, que se gestionan en sus propios módulos del portal.
Fuente de verdad
Los saldos provienen del archivo de RRHH VACACIONES 2026.xlsx (columna
"TOTAL DÍAS") al corte indicado. La plataforma acumula hacia adelante desde ese corte;
reimportar el archivo actualiza la base y reinicia el conteo.
2 Roles y responsabilidades
Rol
Quién
Puede hacer
No puede
Colaborador
Todo el personal
Consultar su saldo, días tomados y ausencias médicas. Cambiar su PIN.
Ver datos de otras personas. Modificar su propio saldo.
Jefatura / Gerencia
Gerentes de área
Consultar el equipo de su unidad. Solicitar vacantes.
Aprobar vacaciones (lo hace RRHH). Ver otra unidad de negocio.
Administrador RRHH
Dirección de RRHH
Todo: alta/baja de personal, registrar y aprobar solicitudes, restablecer PIN,
resolver la cola de revisión, aprobar vacantes.
—
Segregación por unidad
La plataforma separa LP Development y Operadora Caracol. Cada usuario ve
solo su unidad; RRHH puede alternar con el botón cambiar en la barra superior.
3 Acceso
Desde computadora o celular, en el navegador. No se instala nada.
Escribe tu usuario, en formato nombre.apellido (sin espacios ni acentos).
RRHH te entrega el tuyo.
Escribe tu PIN. En el primer ingreso es 0000.
Presiona Ingresar. Si usaste el PIN inicial, el sistema te obliga a crear
uno nuevo de 4 a 8 dígitos antes de continuar.
El PIN es personal
No lo compartas ni lo anotes en lugares visibles. RRHH nunca te pedirá tu PIN:
si lo olvidas, lo restablece a 0000 y tú creas uno nuevo al entrar.
El botón 🌙 / ☀️ de la barra superior alterna modo claro y oscuro;
la preferencia queda guardada en tu equipo.
Procedimiento A — Colaborador
4 Consultar tu saldo y solicitar vacaciones
A.1 Consultar tu información
Ingresa con tu usuario y PIN.
Verás tu ficha personal con cuatro datos:
Días acumulados (lo ganado por ley), Días tomados (vacaciones ya aprobadas),
Días disponibles (tu saldo real) y Ausencia médica (incapacidades acumuladas).
La vista es de solo consulta. El saldo lo mantiene RRHH.
Cómo se calcula tu saldo
Días disponibles = días al corte de RRHH + 30 días por cada 11 meses trabajados desde el
corte − vacaciones aprobadas. Los meses se cuentan contra el día de tu aniversario de
ingreso, no contra una fecha fija.
Si tu saldo sale en 0 o negativo
Significa que ya tomaste o tienes programadas más vacaciones de las acumuladas a la fecha.
Es un dato real, no un error del sistema. Si no coincide con lo que esperabas, escribe a
RRHH: tu caso entra a la cola de revisión y se corrige con el respaldo de planilla.
A.2 Solicitar vacaciones
Acuerda las fechas con tu jefatura directa antes de pedirlas.
Envía la solicitud a RRHH con: fechas desde y hasta, y total de días.
RRHH registra la solicitud en la plataforma y queda en estado Pendiente.
Al aprobarse, pasa a Aprobado y tu saldo se reduce automáticamente.
Verifica en tu ficha que los días descontados sean los correctos.
A.3 Ausencia médica (incapacidad)
Entrega la incapacidad de la CSS a RRHH. Se registra como Ausencia médica y
nunca descuenta días de vacaciones — se lleva en un contador aparte.
Procedimiento B — Jefatura y RRHH
5 Gestionar solicitudes, personal y vacantes
B.1 Revisar el tablero (rutina semanal)
Abre Dashboard. Revisa los indicadores: empleados activos, días disponibles
totales, solicitudes pendientes, sin días disponibles, ausencia médica y los
promedios (días disponibles, días tomados y antigüedad por colaborador).
Filtra por empresa, proyecto, mes o busca por nombre para acotar.
Revisa los tres gráficos: tendencia mensual de vacaciones aprobadas, composición por
tipo (con el promedio de días por solicitud) y días disponibles por empresa
(total y promedio por colaborador).
Atiende la sección Revisión RRHH (Berta) descrita en B.4.
B.2 Registrar y aprobar una solicitud
En Dashboard o Empleados, ubica a la persona y pulsa + Solicitud.
Elige el tipo: vacaciones, permiso personal, ausencia médica o permiso sin goce.
Registra desde, hasta y los días (admite medio día). En
notas cita el respaldo — correo, planilla o memo.
Guarda: queda Pendiente.
En Solicitudes, Aprueba o Rechaza. Solo las vacaciones
aprobadas reducen el saldo.
Qué descuenta y qué no
Descuenta saldo: únicamente vacaciones en estado aprobado.
No descuentan: ausencia médica, permiso personal y permiso sin goce.
B.3 Alta, baja y PIN
Alta: en Empleados → agregar. Captura nombre, posición, empresa,
proyecto y fecha de ingreso (obligatoria: sin ella no se calcula el saldo).
Baja: desactiva al colaborador. No se borra el histórico.
PIN olvidado:Restablecer PIN lo devuelve a 0000;
la persona crea uno nuevo en su siguiente ingreso.
Exportar: descarga el listado a Excel para conciliar con planilla.
B.4 Cola de revisión RRHH
El bloque Revisión RRHH (Berta) del Dashboard lista automáticamente los registros
que necesitan intervención humana. Atiéndelos en este orden:
Motivo
Qué significa
Acción
Sin fecha de ingreso
No se puede calcular acumulación.
Capturar la fecha desde el expediente. Máxima prioridad.
Saldo en 0 / negativo
Tomó o tiene programado más de lo acumulado.
Validar contra planilla. Corregir el saldo base o la solicitud mal cargada.
Fecha de ingreso futura
Fecha mal capturada o formato día/mes invertido.
Corregir la fecha.
Homónimo — confirmar usuario
Dos personas generan el mismo usuario.
Confirmar cuál usuario corresponde a cada una antes de repartir accesos.
Nombre con dígitos
Residuo de importación.
Limpiar el nombre.
B.5 Solicitud de vacante (nueva contratación)
La jefatura abre Vacantes → nueva solicitud, con posición, plazas, tipo de
contrato, fecha objetivo y justificación.
Queda en Solicitada. RRHH la aprueba o rechaza.
Aprobada, avanza por Abierta → En proceso según el reclutamiento.
Al contratar, RRHH usa Cubrir: se crea la ficha del colaborador y la
vacante pasa a Cubierta.
6 Calendario del proceso
Frecuencia
Actividad
Responsable
Diario
Registrar solicitudes e incapacidades recibidas
RRHH
Semanal
Depurar solicitudes pendientes y cola de revisión
RRHH
Mensual
Conciliar saldos contra planilla; exportar respaldo
RRHH + Contabilidad
Al cambiar el corte
Reimportar VACACIONES 2026.xlsx y actualizar la fecha de corte
RRHH + TI
7 Problemas frecuentes
No puedo entrar
Verifica que el usuario esté en formato nombre.apellido, sin espacios ni
acentos. Si sigue fallando, pide a RRHH que confirme tu usuario y restablezca tu PIN.
Mi saldo no cuadra
Reporta a RRHH indicando qué días crees que no corresponden. Se valida contra la
planilla de respaldo y se corrige.
Aparece "sin conexión"
Es la conexión con el servidor. Pulsa el indicador de la barra superior para
reintentar; si persiste, revisa tu internet y avisa a TI.
Cambió mi puesto o empresa
Solo RRHH lo actualiza, desde Empleados. Envía el soporte del cambio.